实用性，企业信息化的评价标准--巴特勒（上海）公司企业信息化考察记

随着现代信息技术的不断发展，实现企业信息化，无论从技术设备还是应用的系统，都可以从外部获得，越来越多的先进设备和功能齐全的软件，真的有点到了让决策者眼花缭乱、无所适从的地步。面对众多的供应商的宣传，包括成功企业的介绍，在许多决策者头脑中产生了：企业信息化，必须投入足够的资金才能使之发挥作用的想法，更多的是望而却步。笔者最近对巴特勒（上海）有限公司信息化参观考察时，感觉企业实现信息化，并非一定要投资多少金额才能出成果，小的投资额，也可以实现信息化。

1、从案例看问题：中小企业信息化的的进程

巴特勒（上海）有限公司是美国巴特勒制造公司在上海的子公司，产品是大型轻钢结构建筑。上海公司从其规模来看，属于我们所说的中型企业。由于其母公司是一家跨国公司，1995年巴特勒公司在上海设子公司时，子公司与母公司的联系是一个重要的议题。当时由于中国的因特网应用刚刚开始，所以与美国总部的信息联系主要是依靠电话与传真。公司内部的计算机系统以满足产品设计和主要的管理任务为主。过了一年，公司申请了因特网帐号，以电话拨号的形式入网，与母公司的联系开始采用电子邮件的手段。

随着公司的业务不断扩大，人员的增加，原来的电话拨号形式入网方式已经无法满足日益增加的信息传递的需求。1997年，巴特勒（上海）有限公司向提供拨号入网服务的ISP鸿腾公司租用了一根64K的DDN专线，内部又建立了Intrant系统，并采用VPM（虚拟实时网）技术与美国母公司联网，实现了与母公司网络的实时互联，子公司与母公司90％以上的信息，是通过网络实现的，包括一些重要的文件、申请等。

在公司内部，网络承担了内部信息交换的主要工作，现在，除了口头的通知外，其它的通知、文件等，基本以电子邮件形式在各个部门、各个岗位和相关员工中传递、交流。

由于该公司的产品绝大多数是非标准的，每个客户的需求不一样，在制造中控制生产计划和原材料很费功夫，有的产品是成千上万个零配件所构成，为此，去年公司投资70万美元，建立ERP系统，通过不断的调试，在生产经营中已产生了显著的效果，使企业信息化水平又上了一个台阶。

2、从案例想问题：信息系统做什么比怎么样做更重要

在参观考察该企业时，听了系统部经理沈先生的介绍后，很有启发，他认为：评价一个系统的优劣，不是简单地看它使用的技术以及技术水平在市场上的先进性，而更多地从用户的角度来思考问题。如果一个系统技术程度可以评90分，而用户使用评50分，这个系统就不是一个好系统，说明还没有充分满足用户的需求；如果一个系统的技术程度评80分，甚至再低些，而用户使用的评分在90分以上时，足可以说明这个系统是成功的，是一个好系统，因为它能够最大程度地满足用户的需求。

所以，该公司在实施信息化时，不是一味追求高技术和先进的手段，是以充分满足需求作为信息化实施的基本标准。首先是分析用户的基本需求。公司刚刚建起来时，尽管当时的电话拨号入网费用很高，但由于与母公司之间的信息交换数量不是很大，所以，无需马上搞像DDN这样大容量、实时性强的网络连接手段，只有当公司的业务开展后，与母公司信息交换的新需求――实时通讯出现后，公司才考虑上DDN专线来代替电话拨号入网。目前，子公司与母公司平均每天的信息交换数量在300兆左右，其中往来的各种电子邮件占了信息交换量中的很大一部分，尽管如此，沈先生认为，目前的64K的带宽足够了。

如果将信息系统与市场经济中的供需关系相比较，似乎也有相同的规律可循。信息系统的技术条件是“供应”，而用户的使用是“需求”，供需关系无非会产生：供不应求、供过于求和供求平衡三种状态。系统的供不应求状态，反映了系统无法满足用户的应用水平的需求，要通过提高技术的含量和增加设备数量、种类来满足用户的需求。系统的供过于求的状态，反映了用户应用水平还没有达到系统技术提供的水平，需求不足、技术过剩。而且过剩的技术不能像普通商品可以“削价”处理，尽管价值仍然存在，但因无法实现其使用价值，结果只能“积压”，随着时间的推移，技术更新的速度最终会使其贬值。系统的供求平衡是最理想的状态，但世界上没有绝对的平衡，平衡形成后，由于各方面的因素，马上会形成新的不平衡，宇宙间的事物变化的规律告诉我们，平衡是相对的，不平衡是绝对的。

问题是：有的公司在市场经济中可能会比较好地理解“供求关系”对企业的影响因素，并运用各种手段来使自己的产品满足消费者的需求，但在信息化的实施中却容易犯原则上的错误，就是不从需求出发。我们可以看到，一些公司在实施信息化时，不顾实际的需求，超前建设、超前应用、超前投资，本意是希望通过信息化的高起点，能提升整个企业的技术水平，但终因系统的技术性能与实际使用“供过于求”的状态缘故，导致技术的“积压”、实际应用效果低下的状况。

从这个意义上来思考企业信息化的进程，如何做到能够使自己的信息化起点与企业实际应用环境相匹配，是企业在实施信息化中的一个值得思考的问题，应该明确：信息系统做什么比怎么样做更重要。

3、从案例说问题：企业信息化关键问题不是投资

笔者将一直关注的问题“信息化投资对企业实施信息化的影响程度”与该公司系统部沈经理讨论，沈先生很肯定地回答：“企业信息化实施关键问题不是投资。因为，信息化是一个过程，不可能通过搞一个系统就可以实现的。如果说起投资，也是有计划、有步骤地投入的，如果一个企业已经认识到信息化作用时，相信它也有足够的能力来安排好资金。”随后他又补充了一句：“我们在信息化上的投资与公司的财务政策一样，是一种保守的政策，因此，在信息化上的投资不是很大的，但现在看来很管用。”笔者理解“管用”的含义是系统能满足用户的基本需求和因保守的财务政策而不至于过度投资避免了技术“积压”现象。

企业信息化的关键问题，我们应该把眼光放在“用”字上，思考用在哪里和怎样用。

哪里用的问题，应该说回答起来没有什么大的困难，因为，信息化是贯穿企业整个生产经营管理的过程中，任何地方都应该用起来。但是，企业信息化的实施是一个过程，应该思考与生产经营活动关注的重点、管理水平的提高等相一致，应有一个循序渐进的进程。

例如，企业信息化中的一个重要内容：电子商务，对许多企业来说，巴不得一个晚上就可以实现电子商务，将一个传统的企业改造成具有现代化特征的企业，但各方面的条件限制不可能实现这样的理想。所以，当各方面条件还没有具备时，似乎首先实现“商务电子化”――将相关的商务活动先与电子手段嫁接更有效。包括设立一个专门是宣传产品或服务的网站，而不是马上在网上销售产品或服务；还有像将传统的宣传媒质改为多媒体光盘、将企业关键数据作电子化存储处理等等工作。在此基础上再建立内外相联的信息平台，主要的手段是电子邮件，实现信息的传递网络化、信息处理数字化、信息共享化，最终再思考如何整合整个生产经营于系统中，实现电子商务。

循序渐进的实现企业信息化，是以“用”字为出发点，根据企业的实际需要，抓住重点逐步推进，往往能得到比较高的回报：不仅仅反应在经济上，也包括企业的文化和员工的素质提高上。同样，企业在信息化的进程中，不会轻易地犯过度开发的毛病。

笔者也看到，巴特勒（上海）有限公司在整个系统中，使用最有效的是电子邮件。它与生产经营活动的关系是一个不断循环相互促进：电子邮件应用－高效率的沟通－工作效率提高－决策的科学性－更多使用电子邮件。尽管现在还有比电子邮件更先进的信息传递手段，但从根据各个方面的条件考虑，目前这个手段能对生产经营活动有用，仍然属于有效的工具。

怎么样用的问题，是建立在哪里用的基础上。笔者认为最基本、最有效的手段就是制度化，通过制度化来解决用的问题。例如，巴特勒（上海）有限公司的公司内部信息都通过网络系统传递，你如果不打开电脑，就无法了解公司的通知或相关的工作安排，每个星期一的例会讨论的内容，在星期五下班前就发给与会者，你除非不参加会议，如果不打开自己的信箱，既不知道下个星期的会议时间，也不知道会议将会讨论什么，结果是员工养成一种自觉应用的习惯。笔者在另外一个公司曾经也看到过这样的情境，员工上班的第一件事情是打开电脑，看看公司发出的通知，据说已有严格的制度规定，一旦出现因没有及时打开自己的信箱而耽误了工作，处罚相当厉害。这样做，不愁不会有一个良好的信息化应用环境。

对还是将企业信息化关注在投资上的决策者来说，应该转变注意的重点，从用字出发，相信这样的信息化会给企业带来好的回报。（陈辉）